Een reorganisatie is vaak ingrijpend voor de hele organisatie, maar in het bijzonder voor de werknemers van wie de arbeidsplaats komt te vervallen. Een goede voorbereiding en een helder stappenplan helpen het proces soepel te laten verlopen. Daarmee voorkom je problemen én houd je draagvlak in de organisatie.
Iedere reorganisatie vraagt om maatwerk, maar op hoofdlijnen kun je als werkgever het volgende stappenplan volgen.
Stel een reorganisatieplan op en formuleer het voorgenomen besluit. Hierin beschrijf je onder andere wat de aanleiding en het doel is van de reorganisatie en wat de impact is op de organisatie. Geef ook een tijdlijn en beschrijf de gevolgen voor het personeel. Het is goed om in deze stap al te toetsen of er alternatieven zijn.
Als er een cao van toepassing is, is dit ook een goed moment om te checken of in de cao een verplichting is opgenomen om met de bonden te overleggen over een sociaal plan. Zonder deze verplichting, kan een sociaal plan ook eenzijdig worden opgesteld of in overleg met de ondernemingsraad.
Bepaal wat de bedrijfseconomische reden is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een slechte financiële situatie, werkvermindering of organisatorische veranderingen. Verzamel tijdens deze stap ook de benodigde stukken. Dat scheelt weer later in het proces.
Lees ook: ‘Wanneer mag je reorganiseren?’
Doe tijdig een melding collectief ontslag bij de vakbonden en het UWV (indien vereist). Dit moet als je :
Dit is geregeld in de Wet melding collectief ontslag (WMCO).
Als de vakbonden worden betrokken, is de kans groot dat ook het overleg over een sociaal plan op gang zal komen.
Vraag de ondernemingsraad om advies over het voorgenomen besluit (artikel 25 WOR). De ondernemingsraad heeft adviesrecht bij belangrijke organisatorische wijzigingen. Is er geen ondernemingsraad? Dan moet je wellicht advies vragen aan de personeelsvertegenwoordiging (als die er wel is) of de personeelsvergadering (in bepaalde omstandigheden).
Breng de personele gevolgen in kaart. Van welke werknemers komt de arbeidsplaats te vervallen? Met andere woorden: welke werknemers worden boventallig? Houd hierbij rekening met het afspiegelingsbeginsel en andere arbeidsrechtelijke kaders.
Als duidelijk is dat het besluit doorgaat en hoe de uitvoering eruitziet, kan je een start maken met de voorbereiding van de informatiebijeenkomst en de (standaard)brieven/vaststellingsovereenkomsten voor de werknemers.
Op het moment dat de ondernemingsraad (positief) heeft geadviseerd en (in het geval van een melding collectief ontslag) de in de WMCO genoemde termijn is verstreken, kan het definitieve besluit worden genomen en uitgevoerd.
Wij adviseren werkgevers vaak om na het nemen van het definitieve besluit, maar voordat de werknemers over de reorganisatie worden geïnformeerd, een voorlopige ontslagaanvraag in te dienen bij het UWV. Hiermee voorkom je dat het opzegverbod tijdens ziekte van toepassing wordt indien werknemers in ziekte ‘vluchten’ nadat zij geïnformeerd zijn over het voornemen om hun arbeidsovereenkomst te beëindigen. De aanvraag is voorlopig, omdat je als werkgever een termijn krijgt om met de werknemers te onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst. Pas als de termijn van uitstel is verstreken en er geen overeenstemming is bereikt, moet je de ontslagaanvraag inhoudelijk onderbouwen.
Dan is het moment aangebroken om de werknemers te informeren over (de aanleiding voor) de reorganisatie en de gevolgen hiervan voor de organisatie en de werknemers. Het is belangrijk om open en eerlijk te communiceren. Goede communicatie voorkomt onrust en weerstand, zo is onze ervaring.
Nadat je het voltallige personeel hebt geïnformeerd, is het tijd voor de individuele gesprekken met de werknemers van wie de arbeidsplaats zal komen te vervallen. Wat bespreek je tijdens deze gesprekken? Denk aan een nadere toelichting op het verval van de arbeidsplaats, eventuele herplaatsingsmogelijkheden (of het gebrek hieraan) en het scenario van beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Als het niet mogelijk is een werknemer te herplaatsen, zal je uiteindelijk willen overgaan tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dit kan eenzijdig (door het indienen van een ontslagaanvraag bij het UWV, dan wel het voortzetten van de voorlopige ontslagaanvraag) of met wederzijds goedvinden (door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst). Deze laatste optie geniet vaak de voorkeur. Om werknemers te laten instemmen met een vaststellingsovereenkomst, zal je in ieder geval een beëindigingsvergoeding moeten bieden ter hoogte van de wettelijke transitievergoeding.
Iedere reorganisatie is anders. Pas dit stappenplan daarom aan op de situatie in jouw organisatie. Het aantal te vervallen functies, een eventuele cao en de structuur van je bedrijf bepalen welke praktische stappen (nog meer) nodig zijn.
Op basis van dit stappenplan begeleiden wij werkgevers dagelijks bij reorganisaties. Wil je sparren of heb je een concrete vraag? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.