Binnen een maand is het al zover! Werkgevers met meer dan 100 werknemers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van werknemers te rapporteren. Wij doelen hier op de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Uiterlijk 30 juni 2025 moeten de gevraagde gegevens worden ingestuurd aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Achtergrond WPM

Om klimaatverandering tegen te gaan, moet de CO₂-uitstoot worden verminderd. Bijna de helft van de uitstoot door personenmobiliteit wordt veroorzaakt door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Werkgevers hebben dus een grote invloed op het verminderen van de CO₂-uitstoot. Het doel is om werkgevers bewuste keuzes te laten maken met betrekking tot het werkverkeer, als stap richting duurzame mobiliteit.

Welke gegevens moeten worden verstrekt?

Welke gegevens de werkgever moet verstrekken, staat in de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’. Voor de uitzendbranche geldt op deze handreiking een aanvulling.

Onder andere de volgende gegevens dienen door de werkgever aan de RVO te worden verstrekt:

• Het totaal aantal kilometers dat werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
• Het jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Al het zakelijk verkeer en  woon-werkverkeer van werknemers moet door de werkgever worden vastgelegd. Het gaat om de volgende typen vervoer:

• Auto, benzine
• Auto, diesel
• Auto, (plug in) hybrides
• Auto, 100% elektrisch
• Auto, andere brandstoffen
• Motorfiets, benzine
• Motorfiets, elektrisch
• Bromfiets/scooter, benzine
• Bromfiets/scooter, elektrisch (inclusief speed-pedelec)
• (e-)Fiets en lopen
• Openbaar vervoer

Vliegreizen vallen niet onder de rapportageverplichting van de werkgever.

Een werkgever hoeft niet van iedere werknemer de afgelegde kilometers te rapporteren en door te geven. Onder ‘werknemer’ vallen alle personen met een arbeidsovereenkomst wat 20 betaalde uren of meer per maand garandeert. Van gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en werknemers met een nulurencontract of deeltijdcontract voor minder dan 20 uur per maand hoeft een werkgever geen gegevens bij te houden.

Waar en hoe dient de werkgever de gegevens door te geven?

Alle gegevens moeten uiteindelijk worden doorgegeven in de online omgeving van de RVO. De verzamelde gegevens dient de werkgever in te vullen op een digitaal formulier. Dit formulier is hier te vinden. Op basis van de ingevoerde jaarkilometers per vervoermiddel en brandstoftype, berekent het digitale formulier de CO₂-uitstoot. De werkgever krijgt na het indienen van het formulier een rapportage. Deze rapportage geeft een overzicht van alle ingevoerde gegevens en de berekende CO₂-uitstoot.

Vanaf wanneer rapporteren en indienen?  

Vanaf 1 juli 2024 zijn alle werkgevers met 100 of meer werknemers verplicht om het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers aan de RVO door te geven.

Tot zondag 30 juni 2024: vrijwillig indienen

Tot en met 30 juni 2024 is rapporteren niet verplicht. Een werkgever mag nu al wel vrijwillig rapportages indienen.

Vanaf maandag 1 juli 2024: beginnen met registreren

Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers verplicht rapporteren. Werkgever zullen vanaf dat moment ervoor moeten zorgen dat de administratie op orde is, zodat de gegevens in 2025 bij de RVO kunnen worden ingediend. Werkgevers kunnen in 2025 kiezen om te rapporteren over alleen de tweede helft van 2024, of over heel 2024.

Maandag 30 juni 2025: deadline

Uiterlijk maandag 30 juni 2025 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de gegevens van alle zakelijke ritten en het woon-werkverkeer (over de tweede helft van 2024 of over heel 2024) doorgegeven aan de RVO, via de online omgeving van de RVO.

Vanaf 2026: Jaarlijkse rapportageverplichting

Vanaf 2026 zijn ondernemers verplicht de gegevens met betrekking tot woon-werkverkeer en zakelijk verkeer jaarlijks door te geven.

Toezicht en handhaving

De regionale omgevingsdienst is verantwoordelijk voor de controle op de rapportageverplichting.

ULTEAMe tip voor werkgevers

Lees de handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ goed door, zodat de administratie kan worden afgestemd op de te verstrekken gegevens omtrent het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van werknemers. Idealiter worden  de benodigde gegevens bijgehouden in het boekhoudprogramma waarmee reeds wordt gewerkt. Ook zijn er apps waarmee de werkgever alle afgelegde kilometers van werknemers automatisch kan bijhouden.

Bron: Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (rvo.nl)