Het einde van het jaar nadert. Het moment voor de vraag: Mogen mijn werknemers hun vakantiedagen meenemen naar volgend jaar? 

In deze blog zetten we de regels en aandachtspunten helder op een rij. 

Wettelijke vakantiedagen

We kennen twee soorten vakantiedagen: wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. 

Werknemers hebben recht op wettelijke vakantiedagen: vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Voor een fulltimer zijn dat dus minimaal 20 vakantiedagen per jaar. De wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dagen uit 2025 vervallen dus op 1 juli 2026, tenzij anders is afgesproken in de toepasselijke cao of de arbeidsovereenkomst. Maar let op: er mag alleen ten gunste van de werknemer worden afgeweken. De afspraak dat de werknemers al hun wettelijke vakantiedagen moeten opnemen in het jaar waarin ze zijn opgebouwd, is dus niet rechtsgeldig. Ook kunnen wettelijke vakantiedagen gedurende het dienstverband niet worden uitbetaald, dit kan alleen bij het einde van het dienstverband.

Voor wat betreft het verval van wettelijke vakantiedagen geldt een aantal uitzonderingen. Zo vervallen de wettelijke vakantiedagen niet per 1 juli als de werknemer tot dat moment in redelijkheid niet in staat is geweest vakantie op te nemen, bijvoorbeeld door bijzondere omstandigheden (zoals langdurige ziekte of aantoonbare drukte). Dan geldt niet de vervaltermijn van zes maanden, maar de verjaringstermijn van vijf jaar.

Daarnaast geldt de vervaltermijn niet als:

• je de werknemer niet hebt geïnformeerd over het aantal openstaande vakantiedagen;
• je de werknemer niet voldoende in de gelegenheid hebt gesteld om vakantie op te nemen; of
• je de werknemer niet hebt geïnformeerd over het risico dat de wettelijke vakantiedagen kunnen vervallen.

De hiervoor genoemde informatie moet je tijdig, expliciet en individueel aan de werknemers verstrekken.

ULTEAMe tips: praktische handvatten

• Maak het gesprek over vakantie structureel onderdeel van functioneringsgesprekken.
• Informeer werknemers tijdig en individueel over vervaldata.
• Zorg dat je in de administratie onderscheid maakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
• Het is in ieders belang dat werknemers op tijd vakantie opnemen. Daarmee kun je voorkomen dat werknemers overbelast raken, met arbeidsongeschiktheid als gevolg. Door te sturen op het opnemen van vakantie, kun je ook voorkomen dat je bij het einde van het dienstverband een stuwmeer aan vakantiedagen moet uitbetalen.
• Geef werknemers de ruimte om daadwerkelijk een vakantie te plannen en vakantiedagen op te nemen, ook in drukkere periodes.
• Geeft een werknemer zelf aan geen vakantie te kunnen opnemen in verband met de werkzaamheden? Zoek dan toch samen met de werknemer naar mogelijkheden om wel vakantie op te nemen, bijvoorbeeld door een collega de werkzaamheden tijdelijk te laten overnemen of door hiervoor een tijdelijke vervanger aan te stellen. 

Heb je vragen of wil je sparren over een passende aanpak binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact op met ULTEAM advocaten. Wij denken graag met je mee.