Soms ontkom je er niet aan: door veranderde marktomstandigheden, dalende omzet of andere financiële redenen moet je reorganiseren. Arbeidsplaatsen of volledige functies komen te vervallen en werknemers moeten worden ontslagen. Maar hoe bepaal je wie voor ontslag in aanmerking komt? In deze blog leggen we uit hoe het afspiegelingsbeginsel werkt.
Lees ook: ‘Stappenplan bij reorganisatie: zo pak je het aan’
Bij een reorganisatie mag je niet zomaar zelf bepalen welke werknemers ontslagen worden. Je met de ontslagvolgorde bepalen aan de hand van het afspiegelingsbeginsel (zie hiervoor artikel 11 van de Ontslagregeling). Het doel van het afspiegelingsbeginsel is om een evenwichtige leeftijdsopbouw in het personeelsbestand te behouden.
Bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel verdeel je de werknemers binnen een groep uitwisselbare functies naar leeftijdscategorie. De leeftijdscategorieën zijn:
– 15 tot 25 jaar
– 25 tot 35 jaar
– 35 tot 45 jaar
– 45 tot 55 jaar
– 55 jaar tot de AOW-leeftijd
Vervolgens komen binnen die leeftijdscategorieën (per groep uitwisselbare functies) de werknemers met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.
Om het afspiegelingsbeginsel goed te kunnen toepassen, is het van belang vast te stellen welke functies (onderling) uitwisselbaar zijn.
Functies zijn uitwisselbaar (zie artikel 14 van de Ontslagregeling) wanneer ze:
– qua inhoud en verantwoordelijkheden vergelijkbaar zijn;
– vergelijkbare kennis, vaardigheden en competenties vereisen;
– gelijkwaardig zijn in niveau, beloning en (tijdelijke of structurele) aard.
Let op: het gaat om de uitwisselbaarheid van functies, niet van werknemers. Je mag bij het vaststellen van de uitwisselbaarheid van functies alleen kijken naar de (objectieve) functie-inhoud. Dat een (bepaalde) werknemer een andere functie zou kúnnen uitvoeren, mag je bij de vaststelling van uitwisselbare functies niet meenemen. Dit speelt juist wel een rol bij het zoeken naar een passende functie voor een boventallige werknemer.
Lees ook: ‘Reorganiseren? Denk aan de herplaatsingsplicht!’
De toepassing van het afspiegelingsbeginsel vindt plaats per bedrijfsvestiging. Een bedrijfsvestiging is ‘elk organisatorisch verband dat in de maatschappij als zelfstandige eenheid optreedt’. Denk bijvoorbeeld aan een aparte locatie met een eigen leiding en personeelsstructuur.
Bij een reorganisatie is het belangrijk dat je helder bepaalt welke werknemers worden meegenomen bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Dat gebeurt aan de hand van een zogenoemde peildatum (zie artikel 12 van de Ontslagregeling). De peildatum is een objectief vastgelegd moment waarop je het personeelsbestand ‘bevriest’. Op de peildatum stel je vast welke werknemers binnen een categorie uitwisselbare functies in dienst zijn. Alleen deze werknemers neem je mee bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel.
Voor het bepalen van de peildatum ga je principe uit van het moment waarop je de ontslagaanvraag bij het UWV indient. Je mag echter ook een eerdere datum kiezen. Het moet dan wel gaan om een objectief vast te stellen moment, bijvoorbeeld de datum waarop aan de werknemers is meegedeeld dat er arbeidsplaatsen zullen vervallen of de datum waarop de ondernemingsraad is geraadpleegd. Zo wordt voorkomen dat de personeelslijst voortdurend wijzigt.
Je hoeft het afspiegelingsbeginsel niet altijd toe te passen. Zo is afspiegelen niet aan de orde:
– bij een unieke functie – een functie die slechts door één persoon wordt vervuld;
– als een gehele categorie uitwisselbare functies komt te vervallen.
De toets van het UWV richt zich dan uitsluitend op de bedrijfseconomische noodzaak en de herplaatsingsmogelijkheden voor de betrokken werknemers.
Om een reorganisatie succesvol te kunnen doorvoeren, is het van belang dat je het afspiegelingsbeginsel op de juiste wijze toepast. Doe je dit niet, dan kan jouw hele reorganisatie als een kaartenhuis in elkaar storten.
Hulp nodig? Bel ULTEAM advocaten. Wij denken graag mee over de mogelijkheden.